5 saker för brf-styrelsen att ta tag i inför hösten

Checklista för brf-styrelsen inför hösten

1. Samla styrelsen med ett kickoff-möte

Det första mötet efter sommaren sätter tonen för hela hösten. Ta tillfället att lyfta blicken från de löpande ärendena och stäm av vad som är aktuellt i föreningen och vad som väntar framåt.

Boka gärna mötet tidigt, innan höstens kalendrar börjar fyllas på. En gemensam bild från start gör det lättare att prioritera rätt när vardagen väl drar igång.

Fundera också på om er förvaltare behöver vara med på hela eller delar av mötet. Kanske behöver ni hjälp att få en bild av ekonomin, pågående ärenden eller planerat underhåll. Bjud i så fall in förvaltaren i god tid, eller be om underlag inför mötet, så att ni får rätt stöd från början. Är ni förvaltade av oss skapar ni ett ärende direkt till förvaltaren via SBC Hemma.

2. Se över roller och ansvar

Har föreningen fått nya ledamöter efter stämman? Passa då på att se över rollfördelningen och säkerställ att alla vet vem som ansvarar för vad. Vem är ordförande? Vem har attesträtt? Och vem ansvarar för kontakten med förvaltaren?

Kom också ihåg att anmäla eventuella förändringar i styrelsen, ordförande och firmateckning till Bolagsverket. En förändring i styrelsens sammansättning får normalt verkan först när anmälan har kommit in till Bolagsverket, så vänta inte med att skicka in den.

Bestäm också vem som gör anmälan och vilka uppgifter som behöver uppdateras hos exempelvis banken och förvaltaren. Tydliga roller behöver inte betyda att varje fråga har en ensam ansvarig – men det ska vara tydligt vem som driver arbetet framåt. Här kan du läsa mer om rollerna i en brf-styrelse.

3. Prioritera och boka höstens arbete och möten

Det är lätt att vilja hinna med allt på en gång. Välj hellre ut tre till fem frågor som är viktigast för föreningen under hösten och bestäm när de ska tas upp. Det ger styrelsen något konkret att arbeta mot och gör det enklare att hålla fokus när nya frågor dyker upp.

Skapa gärna några enkla rutiner för mötena redan från start. Skicka kallelse och underlag i god tid, håll er till agendan och dokumentera både beslut och nästa steg. Skriv tydligt vem som ansvarar för vad och när det ska följas upp. En enkel åtgärdslista gör det lättare att hålla ihop arbetet mellan mötena och minskar risken att viktiga frågor faller mellan stolarna.

Som kund hos oss får ni tillgång till Styrelsemötet i vår kundportal SBC Hemma. Där kan ni hantera hela mötesprocessen digitalt – från kallelse och underlag till färdigt signerat protokoll.

4. Följ upp besluten från stämman

Det är lätt att stämmoprotokollet blir liggande när vardagen drar igång igen. Styrelsen ansvarar för att stämmans beslut genomförs, så gå igenom vad som behöver tas vidare. Vad ska göras, när behöver det ske och vem ansvarar för nästa steg?

Ett enkelt sätt är att lägga in besluten direkt i höstens planering och följa upp dem på kommande styrelsemöten. Då minskar risken för att viktiga frågor faller mellan stolarna.

Vill du läsa mer om hur stämman fungerar? Här hittar du vår guide till årsstämman i brf.

5. Skaffa en gemensam bild av ekonomin

Föreningens ekonomi är hela styrelsens ansvar, inte bara kassörens. Se därför till att alla har en gemensam bild av det ekonomiska läget inför hösten. Hur ser utfallet mot budget ut? Finns det kostnader som avviker? Behöver avgiftsnivån ses över?

Titta också på vad som väntar framåt. Finns större underhållsåtgärder eller andra kostnader som behöver tas höjd för? Se över att underhållsplanen är uppdaterad och speglar fastighetens faktiska behov. Den är ett viktigt underlag inför budgetarbetet och hjälper styrelsen att planera både kommande åtgärder, finansiering och eventuella avgiftsförändringar i god tid. 

Genom att följa upp budget, kassaflöde och kommande underhållsbehov får styrelsen bättre förutsättningar att fånga upp förändringar i tid och fatta välgrundade beslut.