Integritetspolicy

2. Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan hänföras till dig som fysisk person. De mest uppenbara exemplen är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagningar, lägenhetsnummer, IP-adresser med mera räknas som personuppgifter. Behandling av personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.

SBC Sveriges BostadsrättsCentrum AB (nedan kallade SBC) är personuppgiftsansvarig enligt enligt dataskyddsförordningen GDPR för den behandling av personuppgifter som sker angående kontaktuppgifter till kunder, arbetssökande och leverantörer samt medlemmar som berörs av SBCs inkassohantering samt juridikärenden. SBC är även ansvarig för den behandling som sker på webbplatsen ww.sbc.se

3. De personuppgifter vi behandlar och varför

3.1 Kunder

3.1 (a) Kontaktperson, representant eller styrelseledamot hos kunder

Som kontaktperson, representant eller styrelseledamot hos en av SBC:s kunder behöver vi samla in och behandla personuppgifter för att ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med kunden, samt för andra syften som specifikt nämns i denna policy. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer),
• om du loggar in på vår kundportal, inloggningsinformation (inklusive din e-postadress och personnummer); och
• andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-post kommunikation eller via kundportalen.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med kunden;
• Tillhandahålla tjänster enligt överenskommelse i vårt avtal med kunden;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig support;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i SBC:s system;
• Skicka marknadsföringsmejl för att främja SBC:s tjänster och/eller produkter. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’Avsluta prenumeration’ som finns i mejlet;
• Kommunicera med dig angående tjänster och/eller produkter som tillhandahålls av våra partners som kan vara av intresse för dig. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’Avsluta prenumeration’ som finns i mejlet;
• Underlätta och hantera ditt deltagande i evenemang, inklusive workshops, seminarier, konferenser och andra sammankomster, organiserade av oss eller av våra kunder;
• Uppfylla eventuella rättsliga skyldigheter som SBC kan ha;
• Andra syften som specifikt beskrivs för dig vid insamling av dina personuppgifter.

Rättslig grund – Generellt är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att fullgöra vårt avtal med kunden. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som SBC är föremål för.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med kunden och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisningsmässiga eller rapporteringsskyldigheter som SBC kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.1(b) Verkliga huvudmän eller Ordföranden i styrelsen hos kunder 

Utöver den information som samlas in i 3.1(a), om du är verklig huvudman eller ordförande i styrelsen hos en av SBC:s kunder, behöver vi samla in och behandla personuppgifter för att genomföra AML- och sanktionskontroller för att följa penningtvättregelverket.  

Dessa personuppgifter inkluderar: 

• Fullständigt namn 
• Födelsedatum 
• Bostadsadress 
• Identifikationsdokument (t.ex. pass, körkort) 
• Information hämtad från offentliga källor och screeningdatabaser 

Vi behandlar dessa uppgifter för att: 

• Verifiera din identitet 
• Genomföra kontroller mot sanktionslistor och listor över politiskt utsatta personer (PEP) 
• Upptäcka och förhindra penningtvätt, bedrägeri och annan finansiell brottslighet. 

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter enligt lagar om penningtvätt och förebyggande av finansiell brottslighet. 

Lagringsperiod – Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge som krävs enligt tillämpliga lagar om penningtvätt och förebyggande av finansiell brottslighet.

3.2 Potentiella kunder

Som representant eller kontaktperson för en potentiell kund samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att utvärdera möjliga affärsmöjligheter med den potentiella kunden att köpa SBC:s tjänster och/eller produkter. Dessa personuppgifter erhålls från offentliga eller privata register, eller kan tillhandahållas av dig och inkluderar kontaktuppgifter såsom namn, adress, e-post och telefonnummer.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Utvärdera möjliga affärsmöjligheter med den potentiella kunden att köpa SBCs tjänster och/eller produkter;
• Kommunicera med dig;
• Underlätta och hantera ditt deltagande i evenemang, inklusive workshops, seminarier, konferenser och andra sammankomster, organiserade av oss;
• Om du har tillhandahållit oss dina kontaktuppgifter, kommer vi att skicka marknadsföringsmejl för att främja SBC:s tjänster och/eller produkter. Du kan välja bort marknadsföringsmejl genom att använda funktionen ’Avsluta prenumeration’ som finns i mejlet;
• Uppfylla eventuella rättsliga skyldigheter som SBC kan ha.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse. I vissa fall kan vi behandla dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet som SBC är föremål för.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter så länge vi utvärderar möjliga affärsmöjligheter med dig och kommer att behållas under en rimlig period därefter för att tillhandahålla nya SBC-erbjudanden/information som kan vara av intresse för dig.

3.3 Medlemmar eller hyresgäster

3.3(a) Behandling som personuppgiftsansvarig

SBC kan ibland agera som personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter för enskilda medlemmar eller hyresgäster. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer, personnummer);
• Finansiell information, såsom kreditupplysningar vid juridiska ärenden eller skuldsaldon;
• Andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig eller andra tredje parter från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-post kommunikation eller via kundportalen.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Administrera och lösa rättsliga ärenden på uppdrag av våra kunder;
• Hantera inkassoärenden;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig en tjänst som du har beställt för din bostad;
• Uppfylla eventuella rättsliga skyldigheter som SBC kan ha.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med kunden. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som SBC är föremål för.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med kunden och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisningsmässiga eller rapporteringsskyldigheter som SBC kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.3(b) Behandling som personuppgiftsbiträde

I de flesta fall agerar SBC som personuppgiftsbiträde i förhållande till behandlingen av personuppgifter för enskilda medlemmar eller hyresgäster på uppdrag av våra kunder. Alla avtal med våra kunder inkluderar ett personuppgiftsbiträdesavtal som fastställer SBC:s skyldigheter som personuppgiftsbiträde. Enligt personuppgiftsbiträdesavtalet ska SBC behandla personuppgifter för enskilda medlemmar, hyresgäster och deras intressenter enligt kundens dokumenterade instruktioner och enbart för att tillhandahålla tjänster till kunden enligt överenskommelse i avtalet. Dessa tjänster inkluderar, men är inte begränsade till, administrativ och ekonomisk förvaltning, såsom bokföring, rapporter, finansiella rapporter och årsredovisningar, samt hantering av betalningar, aviseringar, påminnelser, nyckelhantering och inkassoärenden. Våra tjänster inkluderar också hantering av rättsliga ärenden på uppdrag av kunden och att bistå kunden i att säkerställa efterlevnad av tillämpliga regler.

De personuppgifter som samlas in och behandlas från enskilda medlemmar eller hyresgäster inkluderar, men är inte begränsade till, kontaktuppgifter (namn, adress, e-post och telefonnummer), inloggningsinformation (inklusive e-postadress, IP-adress och personnummer), och betalningsinformation, samt annan information som krävs enligt Bostadsrättslagen angående förande av medlems- och lägenhetsförteckning, vilket inkluderar personuppgifter.

3.4 Leverantörer och Partners

Som representant och/eller kontaktperson för en av våra leverantörer eller partners kan vi samla in och behandla dina personuppgifter för att ingå, administrera och fullgöra avtalet med leverantören eller partnern. Dessa personuppgifter inkluderar:

• Kontaktuppgifter (såsom namn, adress, e-post, telefonnummer), och
• Andra personuppgifter som samlas in av oss eller tillhandahålls av dig från tid till annan, inklusive personuppgifter som tillhandahålls via e-postkommunikation.

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Ingå, administrera och fullgöra vårt avtal med leverantören eller partnern;
• Kommunicera med dig och svara på dina förfrågningar;
• Ge dig support;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i SBCs system;
• Uppfylla eventuella rättsliga skyldigheter som SBC kan ha;
• Annat syfte som specifikt beskrivs för dig vid insamling av dina personuppgifter.

Rättslig grund - Generellt är behandlingen av dina personuppgifter nödvändig för att fullgöra vårt avtal med leverantören eller partnern. I vissa fall baseras behandlingen av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse. Vi kan också behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig skyldighet som SBC är föremål för.

Lagringsperiod - Vi behåller dina personuppgifter under avtalets löptid med leverantören eller partnern och under en rimlig period därefter för att uppfylla eventuella rättsliga, redovisningsmässiga eller rapporteringsskyldigheter som SBC kan ha eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

3.5 Webbplatsbesökare

När du besöker vår webbplats kan vi samla in och behandla dina personuppgifter, inklusive via cookies eller andra liknande teknologier. Dessa personuppgifter inkluderar:

• IP-adress
• Tidsstämpel

Vi behandlar dessa uppgifter för att:

• Utvärdera hur du interagerar med våra tjänster/webbplats och förbättra prestandan för våra tjänster/webbplats därefter;
• Säkerställa säkerhet, trygghet och integritet i SBCs system och tjänster, inklusive att förhindra, upptäcka och blockera bedrägligt beteende.

Rättslig grund – Behandlingen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse. I vissa fall kan vi behandla dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet som SBC är föremål för.

Lagringsperiod – Vi behåller dina personuppgifter så länge som de cookies som samlade in dina personuppgifter är lagrade i din webbläsare. För mer information om cookies, vänligen läs vår Cookie Policy som finns här https://sbc.se/cookies/.

4. Information om Cookies

SBC använder också cookies, för olika syften inklusive marknadsföring, analyser och annonsering och om du vill veta mer om vilka cookies vi använder och för vilka ändamål, kan du läsa mer när samtycke begärs, via så kallade pop-up-fönster eller via vår Cookie Policy. Besökare på webbplatsen har möjlighet att anpassa sina cookie-inställningar via pop-up-fönstret, tillgängligt på vår webbplats.

5. Delning av dina personuppgifter

För att kunna tillhandahålla våra tjänster kan vi dela dina personuppgifter med våra tredjepartsleverantörer som utför vissa tjänster för vår räkning och agerar som SBC:s personuppgiftsbiträden. Dessa tjänsteleverantörer får endast använda dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner och under ett skriftligt avtal (inklusive ett personuppgiftsbiträdesavtal). Vi kan dela dina personuppgifter med följande kategorier av leverantörer:

• Kommunikationsverktyg som tillhandahåller tjänster för att kommunicera med dig eller tillhandahålla e-postmarknadsföringsmeddelanden, såsom Microsoft Outlook.
• IT-tjänstehanteringsverktyg som tillhandahåller tjänster för användarautentisering, skräppostdetektering, loggövervakning eller databashantering.
• Analysverktyg som tillhandahåller tjänster för att spåra och analysera vår webbplats prestanda.
• AML-screeningleverantörer som tillhandahåller tjänster för att upptäcka och förhindra penningtvätt och andra finansiella brott.
• Partners och leverantörer som tillhandahåller produkter och/eller tjänster som kan vara av intresse för dig.

Vi kan också dela dina personuppgifter med andra företag inom Odevo-koncernen för att tillhandahålla de tjänster som finns tillgängliga inom koncernen till dig som kund hos SBC.

Vi kommer att dela dina personuppgifter med en tredje part om vi är skyldiga att göra enligt lag eller om vi i god tro tror att en sådan åtgärd är nödvändig för att uppfylla en rättslig skyldighet enligt tillämplig lag eller en giltig rättslig process.

Vi strävar alltid efter att lagra personuppgifter inom EES. I vissa fall kan dina personuppgifter delas med mottagare utanför EES, såsom leverantörer vi har anlitat som är belägna utanför EES. För att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade kommer vi att se till att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats med alla leverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EES, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller säkerställa att överföringen omfattas av ett EU-beslut om adekvat skyddsnivå, såsom EU-US Data Privacy Framework.

6. Säkerhet

Ingen dataöverföring via internet eller annat nätverk kan garanteras absolut säkerhet men SBC arbetar för att säkerställa att dina personuppgifter ska behandlas säkert och mot otillbörlig åtkomst. Vi ser till att de personuppgifter vi behandlar är skyddade genom nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder mot hänsyn till personuppgiftens karaktär, omfattning och känslighet. SBCs organisation och system är utformade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas och inloggning i våra system sker genom elektronisk identifiering med hjälp med hjälp av bank-id. För att ytterligare stärka skyddet för din personliga integritet har vi också bland annat skriftliga avtal rörande dataskydd med relevanta leverantörer, och vi arbetar kontinuerligt med interna rutiner och utbildning om noggrann hantering av personuppgifter.

7. Den registrerades rättigheter

Som individ som omfattas av den allmänna dataskyddsförordningen 2016/69 ("GDPR") har du flera rättigheter gällande dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av de rättigheter som nämns nedan, vänligen kontakta oss på personuppgifter@sbc.se.

Rätt till tillgång - Du har rätt att begära tillgång till de personuppgifter vi samlar in om dig, en kopia av vilken kommer att tillhandahållas kostnadsfritt. Vi kan dock ta ut en rimlig avgift för att uppfylla begäran om ytterligare kopior av samma information eller när en begäran är uppenbart ogrundad eller överdriven, särskilt om den är repetitiv. För att utöva din rätt till tillgång behöver du ge oss följande information: För- och efternamn, adress, postnummer och postadress, telefonnummer och e-postadress. Om du är medlem eller hyresgäst hos en av SBC:s kunder behöver du också ge oss namnet på din bostadsrättsförening och ditt personnummer för att verifiera din identitet. Du kan sedan välja mellan följande alternativ när du skickar in din information:

Alternativ 1 - Logga in med BankID och skapa ett ärende med information om att du önskar få ett registerutdrag. OBS! Detta är endast möjligt för dig om du är medlem eller hyresgäst hos en av SBC:s kunder.

Eller

Alternativ 2 – Kontakta oss på dataskyddsombud@sbc.se och ange tydligt att du önskar ett registerutdrag.

Rätt till begränsning av behandling – Om du anser att dina personuppgifter är felaktiga, att vår behandling är olaglig, att vi inte längre behöver din information för ett specifikt ändamål, eller om du motsätter dig behandlingen av dina personuppgifter, har du rätt att begära att vi tillfälligt eller permanent begränsar behandlingen av vissa eller alla dina personuppgifter.

Rätt till dataportabilitet - När vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden av samtycke eller avtalets fullgörande, har du rätt att begära en kopia av dina personuppgifter i elektroniskt format i vissa fall och rätten att använda uppgifterna i andra tjänster.

Rätt till rättelse – Du har rätt att begära att vi ändrar eller uppdaterar dina personuppgifter där du har identifierat att de är felaktiga eller ofullständiga.

Rätt till radering – I vissa fall har du rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter. Radering kan göras i fall där: 

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in.
• Behandlingen baseras på ditt samtycke, och du återkallar samtycket. 
• Behandlingen är för direkt marknadsföring, och du motsätter dig att uppgifterna behandlas. 
• Du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning, och det finns inga berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse. 
• Personuppgifterna har behandlats olagligt.

Rätt att invända – När vi behandlar dina personuppgifter på den rättsliga grunden av berättigat intresse, har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter på grund av din särskilda situation. Du har också rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter när vi använder dem för direkt marknadsföring.

Rätt att återkalla samtycke – När vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke, har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst. Återkallandet av samtycke ska dock inte påverka lagligheten av behandlingen baserat på ditt samtycke innan det återkallades.

Rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY - Om du har några samtycken eller klagomål om SBC:s behandling av dina personuppgifter, har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Du kan nå Integritetsskyddsmyndigheten här.

Ibland påverkas dina rättigheter av tillämplig lagstiftning eller andra regler.